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ABBYY FlexiCapture unterstützt die Universität Zürich bei der Prüfungskorrektur

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ABBYY FlexiCapture unterstützt die Universität Zürich bei der Prüfungskorrektur

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Herausforderung

Elektronische Unterstützung der Korrekturprozesse von hochvolumigen Universitätsprüfungen durch automatisierte Prüfungsauswertung.

Projektverlauf

Einsatz von ABBYY FlexiCapture zur optimiert automatisierten Datenerfassung.

Ergebnis

Deutliche Zeitersparnis bei der Korrektur von Prüfungsbögen sowie starke Arbeitsentlastung für Mitarbeiter durch automatisierte Datenauswertung.

An Universitäten werden jedes Semester zahlreiche schriftliche Prüfungen mit 1.000 und mehr teilnehmenden durchgeführt – entsprechend zeitaufwändig und umfangreich sind manuelle korrekturaufgaben, mit denen Dozierende belastet werden. Ein effizientes Management der Unterlagen wird so schnell zum Prüfstein für die Verwaltung. Die Universität Zürich unterstützt diese Prozesse daher mit ABBYY Flexicapture zur elektronischen Verarbeitung und entlastet durch die automatisierte Formularauswertung der Prüfungen ihre Mitarbeiter.

Herausforderung

Der Bologna-Prozess zur Schaffung eines einheitlichen europäischen Hochschulraums hat wegen der damit einhergehenden, veränderten Modalitäten der Leistungsbewertung zu einem signifikanten Anstieg schriftlicher Prüfungen an den europäischen Hochschulen geführt.

Kommt dann noch - wie im Falle der Universität Zürich - ein stetiger Anstieg der Studierendenzahlen hinzu, so resultieren daraus andauernde, signifikante Mehraufwände für die Dozierenden beim korrekturprozess. Neben dieser punktuellen Belastung der Dozierenden besteht die Gefahr negativer Auswirkungen auf den Lehrbetrieb als Ganzes.

Aus diesen Gründen hat die Leitung der Universität Zürich bereits vor einigen jahren beschlossen, ein gesamtuniversitäres Projekt zur elektronischen Unterstützung schriftlicher Prüfungen zu lancieren. Im rahmen dieses Projekts sollen die organisatorischen und technischen Voraussetzungen geschaffen werden, um das Management schriftlicher Prüfungen bestmöglich mit elektronischen Mitteln zu unterstützen. Vordringliches Ziel dieses Ansatzes ist es, eine nachhaltige und spürbare entlastung der Dozierenden bei Vorbereitung, Durchführung und korrektur schriftlicher Prüfungen zu schaffen.

Lösung

In der Theorie werden die optimalen Effizienzgewinne mit der elektronischen Prüfungsdurchführung erzielt. Diese Variante hat jedoch - neben der damit verbundenen technischen Komplexität - den Nachteil, dass die hierzu benötigte IT-Infrastruktur einen erheblichen Kostenfaktor darstellt. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf hochvolumige Prüfungen. An der Universität Zürich sind jedoch Prüfungen mit 1.000 und mehr Teilnehmenden keine Seltenheit. Daher wurde der elektronischen Prüfungsdurchführung die automatisierte Auswertung papierbasierter Prüfungen zur Seite gestellt.

Nun hatten einige Institute der Universität Zürich zwar bereits Software zur automatisierten Auswertung digitalisierter ‘Multiple choice’-Prüfungen eingesetzt. Diese Lösungen waren jedoch von eher mäßiger Leistungsfähigkeit und umständlich zu konfigurieren. Zudem hatten sie hohe Nacherfassungsaufwände zur Folge, und weitergehende Funktionalitäten - wie beispielsweise die automatische Punktevergabe - wurden überhaupt nicht unterstützt. Kurz gesagt: Das Ziel einer optimiert automatisierten Datenerfassung war damit nicht erreichbar. Im Rahmen der daraufhin folgenden Lösungsevaluation kam auch ABBYY FlexiCapture ins Spiel. Ausschlaggebend dafür, dass diese Data Capture-Lösung schlußendlich das Rennen gemacht hat, war primär ihre hohe Leistungsfähigkeit und Flexibilität. Dazu kam das flexible Lizenzmodell, und so richtig rund wurde das Bild durch die Tatsache, mit ABBYY als einem der führenden Lösungsanbieter im Data Capture Umfeld auch für die Zukunft bestens gerüstet zu sein - alles in allem eine ideale Kombination.

„Im Vergleich zur manuellen Prüfungsauswertung wird mit ABBYY FlexiCapture ein signifikanter Zeitvorteil erreicht: Bei Prüfungen mit rund 1.000 Teilnehmenden schrumpft die Korrekturdauer von 1-2 Wochen auf deutlich unter einen Tag.“

Jürgen Petry,

Projektleiter,Universität Zürich

Ergebnis

Um die automatische Verarbeitung der ausgefüllten Prüfungsbögen mit ABBYY FlexiCapture zu optimieren, wird über ein Vorsystem ein auf die konkreten Prüfungsinhalte abgestimmter Fragebogen generiert. Durch die Berücksichtigung der Layout-Empfehlungen von ABBYY ist im Nachgang eine optimale Verarbeitung der digitalisierten Prüfungsbögen durch ABBYY FlexiCapture gewährleistet. Bei Bedarf können diese Prüfungsbögen auch mit einem personalisierten Barcode erzeugt werden, was den Automatisierungsgrad bei der elektronischen Verarbeitung sogar noch weiter erhöht. Zur Digitalisierung der Prüfungsbögen werden Kodak-Produktionsscanner eingesetzt. Vorteil: Für den Import der Indexierungsinformationen aus der Kodak-Scansoftware besitzt ABBYY FlexiCapture bereits standardmäßig eine passend ausgelegte XML-Schnittstelle. Mittels der in ABBYY FlexiCapture integrierten Workflow-Steuerung wird die Prüfungsauswertung dann in zwei Phasen abgearbeitet: Zuerst werden die OCR/OMR-Ergebnisse - hier also die markierten bzw. nicht markierten Kontrollkästchen - im Rahmen der Datenverifizierung nachbearbeitet.

Bei diesem Schritt werden den Operatoren ausschließlich Miniaturbilder der zu überprüfenden Kontrollkästchen angezeigt (sog. ‘thumbnails’). Insbesondere der Name der Studierenden ist also nicht ersichtlich. Dadurch bestehen keinerlei datenschutzrechtliche Hindernisse, diese Stufe der Auswertung zur Entlastung der Dozierenden durch studentische Hilfskräfte erledigen zu lassen - zumal diese Phase der Nachbearbeitung bei Bedarf auch mehrfach und von verschiedenen Personen abgearbeitet werden kann. in diesem Fall werden die Ergebnisse automatisch verglichen und nur unterschiedliche Resultate zur erneuten Überprüfung angezeigt.

In einem zweiten Nachbearbeitungsschritt werden logische Prüfungen der Leseergebnisse verifiziert. Diese Checks basieren auf prüfungsbezogenen Regeln, mittels derer beispielsweise die erreichte Punktzahl zu jeder Aufgabe errechnet wird. Hier wird jeweils der gesamte Prüfungsbogen angezeigt. Dadurch können auch Ergebnisse aus Prüfungsbögen erfasst werden, die nicht gemäß den Vorgaben ausgefüllt wurden (vgl. Bild links).

„_Im Vergleich zur manuellen Prüfungsauswertung wird mit ABBYY FlexiCapture ein signifikanter Zeitvorteil erreicht: Bei Prüfungen mit rund 1.000 Teilnehmenden schrumpft die Korrekturdauer von 1-2 Wochen auf deutlich unter einen Tag_“, erläutert jürgen Petry, Projektleiter, Universität Zürich. Aber auch jene Institute, die bislang andere Data Capture-Lösungen eingesetzt haben, profitieren von der neuen Lösung: Dort erfolgt die Verarbeitung um einen Faktor 2-3 schneller als früher.

Der hohe Funktionsumfang von ABBYY FlexiCapture wurde bereits in der Pilotphase dieses Projekts für weitere Data Capture-Szenarien genutzt. So wurde damit die Volltextindexierung von Prozessakten der juristischen Fakultät durchgeführt und eine anonymisierte Umfrage der Medizinischen Fakultät ausgewertet. Man darf gespannt sein, welche weiteren Optimierungspotentiale sich die Universität Zürich mit ABBYY FlexiCapture noch erschließen wird.